7 tips – så skriver du effektiva mejl

Effektiv kommunikation via mejl är avgörande för att få distansarbete att fungera. Tydlighet och att vända sig till rätt personer är a och o.

Hemmajobb innebär att kommunikation via mejl blir viktigare än någonsin. Men fortfarande gör många misstag som man skulle tro försvann efter internets barndom på 1990-talet. Några tips om vad som funkar, och inte funkar, när man mejlar kan vara användbara.

Ett skräckexempel: HR-avdelningen skickar mejl till alla på kontoret. ”Dags att komma in med semesterönskemål.” Anders klickar på ”Svara alla” och alla hans 123 kolleger får meddelande om att Anders vill ha semester under veckorna 27–30.

– Jag blir väldigt irriterad när folk klickar på ”Svara alla” så att alla inom organisationen får mejl som de hellre hade sluppit. Tänk på att svara till den som behöver informationen, inte till alla andra som bara blir trötta och irriterade, säger Mats Danielsson.

Han är moderat ordförande för kommunstyrelsen i Eksjö men minst lika känd som skribent, talare och expert på e-postetikett.

I dessa dagar är det nog många som blir lika irriterade som Mats Danielsson.

För alla som har flyttat hem med kontoret är effektiv kommunikation via e-post avgörande för att få arbetet att funka.

Många gör också misstaget att klicka på ”Sänd” alldeles för tidigt. Det kan finnas obegripliga formuleringar och rena korrekturfel kvar när mejlet går iväg.

Mats Danielssons tips är att skriva in adressaten som det allra sista man gör innan man skickar iväg sitt meddelande. Då minskar risken att man i hastigheten skickar iväg mejlet innan det är riktigt klart.

– Ta den lilla tid som behövs för att läsa igenom mejlet en extra gång, innan du skickar iväg det. För sedan är det för sent, säger Mats Danielsson.

Som kommunpolitiker har Mats Danielsson mångas ögon på sig och måste tänka sig noga för innan han skickar iväg ett mejl. De mejl som han skickar i kommunala ärenden kan läsas av journalister och av alla andra medborgare.

– Jag måste räkna med att allt som jag skickar med mejl kan läsas av vem som helst. Men det gäller i många andra fall också. Ett mejl vidarebefordras lätt och kan hamna hos fel person, säger Mats Danielsson.

Därför har han ytterligare en uppmaning:

– Skriv ingenting som du inte kan stå för efteråt!

Björn Dickson

7 tips för en bra mejlkultur

• Klicka inte på ”Svara alla” om det inte är särskilt motiverat. Sänd meddelandet till dem som verkligen berörs, de andra blir bara irriterade över onödiga mejl.

• Var tydlig i ärenderaden så att mottagaren vet om det är viktigt att reagera snabbt.

• Håll dig kort.

• Besvara mejl inom ett dygn.

• Skriv inte mejl till någon som du är arg på. Vänta tills ilskan har lagt sig. Då slipper du skicka sådant som du ångrar senare.

• Vänta lite innan du klickar på ”Sänd”. Läs igenom mejlet en gång till.

• Om du skickar med en bilaga – kolla en gång till att du verkligen har bifogat den.

Artikeln publiceras i samarbete med Tidningen Resultat